Qual imagem vem a sua cabeça quando você ouve a palavra “estoque”? Geralmente a palavra estoque remete a um espaço de luz baixa, cheio de caixas e meio bagunçado. E a realidade é que esse cenário é o pesadelo de qualquer empreendedor. Isso porque estoque bagunçado é sinônimo de baixa produtividade e resultados abaixo do esperado também.
Outro pânico de estoque é a contagem de itens. É essencial que exista um controle bem assertivo de quantidades dos itens dos estoques para que você não venda o que não tem disponibilidade e que também não faça compras sem necessidade. Neste artigo, vamos te ensinar como fazer um inventário de estoque para otimizar o controle das suas mercadorias e manter tudo organizado.
O que é um Inventário de Estoque?
O primeiro passo é entender o que é um inventário de estoque. O inventário é basicamente uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que são armazenados por uma empresa, internamente ou externamente. Essa prática deve ser padronizada para ser efetiva e confiável. Ou seja, precisa existir uma rotina para identificar, classificar e contar todas as mercadorias de uma empresa.
Existem normas e leis que regulamentam a criação de um inventário. No Brasil, a instituição que é responsável por isso é o Conselho Federal de Contabilidade. Assim, através das Normas Brasileiras de Contabilidade, existem padrões a serem seguidos para fazer um inventário. Por exemplo, toda empresa que possui um estoque deve manter também um livro para registrar tudo que está nele. Trata-se do Registro de Inventário.
Para que serve um Inventário de Estoque?
O inventário de estoque serve para você ter aquele controle que comentamos anteriormente. Com ele, é possível saber exatamente quais produtos estão em estoque e o mais importante: o volume de cada produto.
Assim, podemos dizer que o inventário de estoque serve para que você tenha total controle sobre o negócio. Com base nesse conhecimento, você saberá quais mercadorias você deve comprar mais, quais estão com fluxo maior e assim tomar decisões estratégicas.
Um dos erros mais comuns em um negócio é não ter controle do seu inventário. Assim, ele compra mais do que deveria ou continua escolhendo produtos com pouca saída. O que ocasiona desperdícios, gastos desnecessários e produtos parados que acabam não tendo saída.
Benefícios do Controle de Estoque
Assim como organização é tudo e beneficia diversas áreas de uma empresa, o mesmo acontece no controle de estoque. O principal benefício que um controle de estoque traz é a garantia de uma boa experiência aos clientes, com a pronta entrega de produtos ou então prazos reduzidos para encomenda de produtos.
Assim, através do controle de estoque, você estará alinhado sobre quando e quantas mercadorias deve comprar. Com base nos dados do inventário, fica mais fácil saber qual deve ser a sua prioridade ou até mesmo tomar decisões de marketing, como por exemplo realizar uma promoção dos produtos que já estão parados no estoque há muito tempo.
Leia também: Métodos de controle de estoque: conheça os principais
Dicas para montar um Inventário de Estoque
Chegou a hora de você entender na prática como realizar um inventário de estoque simples e eficiente. Veja a seguir e implemente na sua rotina:
1. Escolha o horário certo para começar
Evite fazer o inventário em horários de grande movimento ou circulação de mercadorias. Isso pode afetar a eficiência da sua contagem. Tente encontrar o momento mais tranquilo para que você possa contar com tranquilidade e sem interrupções.
2. Tenha um espaço organizado
É muito mais difícil fazer um inventário de estoque em um setor desorganizado, sujo, com itens fora do lugar. Antes de começar, organize o estoque e dê uma geral em tudo. Assim, o processo ficará mais fluido e seus dados mais confiáveis.
3. Catalogue prateleiras e espaços
Antes de iniciar o inventário, uma boa dica é organizar as prateleiras, paletes e guarda-volumes. Assim, você já saberá onde procurar cada item, tornando o processo mais ágil.
4. Faça uma contagem minuciosa
Essa é a hora mais importante! Respire fundo, conte com calma para garantir que os dados extraídos serão corretos. Não esqueça de conferir também a qualidade dos produtos e condições de armazenamento. No final, faça uma recontagem para garantir que o número obtido seja o certo. Na dúvida, conte novamente!
5. Detalhe os itens ao máximo
Alguns produtos podem ser bem parecidos uns com os outros. É importante diferenciá-los para que você não se confunda nas categorias na hora da contagem para o inventário. Se possível, tenha uma marcação especial para esses produtos. Isso pode evitar que futuramente, por exemplo, sua equipe envie um produto errado ao cliente.
Conte com um software ERP para garantir a organização do seu estoque
Ter um sistema de gestão empresarial que otimiza processos, aplica inteligência ao negócio e oferece informações estratégicas é essencial para que tudo isso que você leu até agora seja materializado, ou seja, o ERP é o parceiro do comprador na busca pela eficiência operacional.
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A reposição de estoques e operacionalização das compras podem se tornar atividades muito trabalhosas se você não tiver a ferramenta certa.
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