A gestão de compras é a atividade que faz a organização do processo de compras do que a empresa precisa comprar. As principais tarefas são identificar a demanda, a quantidade, buscar fornecedores, negociar preços e programar próximas aquisições.
Esse processo interno organiza a demanda e a aquisição dos suprimentos para as empresas e tem como principal objetivo manter tudo funcionando e evitar interrupções nos processos por falta de matéria-prima, por exemplo.
Quando existe uma organização e um processo pré-estabelecido, fica mais fácil saber onde encontrar o melhor preço, os melhores fornecedores e, assim, manter um padrão de qualidade das atividades e produtos. Isso gera produtividade e agilidade para a empresa. Outro objetivo da gestão de compras é administrar melhor o capital de giro disponível para que as saídas de dinheiro aconteçam no momento certo.
Por que a gestão de compras é importante?
A gestão de compras é essencial para os negócios porque ajuda a planejar e fazer os investimentos certos. Sem saber qual a demanda, é impossível achar um fornecedor. Sem saber para quando o produto é necessário, a probabilidade é de que as compras aconteçam em cima da hora.
Todo esse estresse e desorganização podem afetar o desempenho de uma empresa e, até mesmo, paralisar seu funcionamento, o que gera gasto desnecessário de tempo, mão de obra e atrasa todos os outros processos posteriores.
As vantagens de uma gestão eficiente
Como já mencionamos, a gestão de compras é responsável por garantir a eficiência no processo de compras na gestão. É o setor responsável por traçar uma série de estratégias que economizem na aquisição de produtos e itens necessários para a empresa.
O setor é responsável por realizar toda a negociação com fornecedores, tendo como o objetivo principal reduzir custos e manter a qualidade dos materiais adquiridos, bem como garantir os prazos de entrega para que não atrapalhe a operação.
Ou seja, de forma resumida, a gestão de compras é capaz de garantir que todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento das suas atividades estejam disponíveis.
A gestão de compras como estratégia de negócios
Por muito tempo, as compras eram consideradas uma atividade simples, onde o comprador fazia as compras conforme pedidos para reposição ou por falta de alguma peça, produto, matéria prima etc. No entanto, isso não se encaixa ao conceito de gestão de compras, até porque, neste caso acima, não há nenhum gerenciamento sobre a atividade.
Só se pode considerar gestão, a partir do momento em que o setor de compras trabalha integrado às outras áreas da empresa, fazendo parte da estratégia de produção, armazenagem, vendas, e claro, financeiro. Somente dessa forma, é possível enxergar a importância dessa atividade dentro da empresa. Consequentemente, perceber que ela impacta em toda a cadeia de suprimentos, desde a fabricação do produto até a entrega final.
O que considerar ao escolher um sistema de gestão de compras?
O uso de sistemas de gestão e automação auxilia na reduzir os custos, pois apontam, em tempo real, quais itens estão com giro baixo. Manter esses produtos em estoque aumenta o custo, em função do espaço ocupado e da iminência de perda por causa do esgotamento do prazo de validade.
Uma solução integrada garante controle sobre o estoque, os pagamentos e toda a retaguarda. O melhor de tudo é que esses softwares podem ser projetados de acordo com a realidade do seu negócio.
Na hora de escolher, faça uma boa pesquisa de mercado e escolha um sistema que já seja robusto e bem conhecido. Quando fizer os orçamentos, não foque apenas no financeiro, mas sim no que você acredita que não irá te gerar problemas na hora do atendimento ou quando precisar de algum suporte. Por fim, opte por um sistema que esteja em compliance com as normas fiscais para evitar dores de cabeça futuras.
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