O tempo de transporte e entrega de uma mercadoria representa uma das partes mais importantes do processo logístico. E se transformou em um dos mais fortes indicadores de satisfação do processo logístico e é por isso que a auditoria de fretes é essencial.
O que é Auditoria de Frete?
As auditorias, portanto, são processos internos que podem ser conduzidos em todas as etapas da operação logística. Essas avaliações internas têm, portanto, o propósito de identificar possíveis problemas, otimizar procedimentos e garantir o cumprimento dos padrões de qualidade estabelecidos. O objetivo principal é sempre verificar, de maneira minuciosa, se todas as regras e processos estão sendo respeitados. Com isso, busca-se assegurar a eficiência operacional e a conformidade com as diretrizes estipuladas, contribuindo para um funcionamento mais eficaz e confiável da logística. Dessa forma, é possível identificar também problemas que podem trazer prejuízos financeiros à operação.
A auditoria de frete concentra-se no processo de conferir as faturas das transportadoras, tendo um foco direto nos pagamentos. Por meio dela, é possível verificar a existência de duplicidades. Além disso, essa auditoria permite confirmar se os serviços entregues correspondem ao que foi previamente acordado em contrato e identificar erros e cobranças.
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O que pode ser identificado em uma Auditoria de Frete?
Vamos dar uma situação exemplo de como a auditoria de frete é importante para as empresas. Imagine que os documentos da transportadora chegaram, mas você não teve tempo para conferir todos os itens. E alguns dados que foram preenchidos incorretamente passaram despercebidos. Isso pode não ter muito impacto na hora, mas no fim do mês pode trazer dores de cabeça para a empresa. Esse é um exemplo do que acontece quando não há um processo de auditoria envolvido.
Com uma auditoria de frete, podemos identificar os seguintes furos:
Cobrança em duplicidade
A cobrança em duplicidade, por vezes, ocorre quando a transportadora envia a fatura do mesmo serviço duas vezes para um embarcador. A falta de controle eficiente sobre os serviços prestados e as faturas encaminhadas frequentemente resulta nessa ocorrência. Portanto, é crucial implementar medidas para evitar tais problemas e garantir a precisão e confiabilidade do processo de cobrança.
Erro nos cálculos
A divergência mais comum identificada na auditoria de fretes é aquela relacionada à cobrança em duplicidade. Essa discrepância pode ser identificada tanto na etapa de cotação quanto no preço efetivamente cobrado. Além disso, outras situações problemáticas estão diretamente vinculadas à inclusão de tarifas que não refletem a realidade dos serviços prestados. Nesse contexto, a auditoria se mostra essencial para garantir a exatidão das cobranças e a conformidade com o contrato estabelecido.
Erros de cálculo podem ser vistos, por exemplo, em situações como a contratação de serviços de escolta ou equipamentos para a movimentação de cargas especiais. Como um erro no cálculo prejudica uma das partes, é fundamental identificar o erro o quanto antes para informá-lo ao prestador de serviço, que será responsável pela correção do valor.
Cobrança de serviços não realizados
Essa situação geralmente está associada a erros no tratamento administrativo das cobranças. Para garantir uma abordagem mais eficiente, o ideal é que o procedimento de auditoria de frete seja realizado diariamente ou mensalmente. No entanto, caso a rotina e a demanda de trabalho não permitam essa frequência, é possível realizar a auditoria a cada três meses. Essa periodicidade ainda proporciona uma análise periódica das atividades e auxilia na identificação precoce de problemas ou irregularidades.
As Vantagens da Auditoria de Frete para as Empresas
O processo de auditoria de frete traz benefícios para todos os envolvidos na cadeia logística. Sendo assim, podemos destacar algumas vantagens para as transportadoras:
Agilidade nos pagamentos
Um processo ágil pode contribuir muito para redução do prazo nos pagamentos dos fretes para as transportadoras envolvidas.
Concorrência mais qualificada
Além disso, a auditoria de fretes promove outro benefício importante, que é auxiliar na qualificação do processo de seleção de parceiros dos embarcadores. Por meio dessa prática, somente são aceitas transportadoras que demonstram um bom nível de controle e qualidade em seus processos, o que contribui para tornar a concorrência mais saudável e favorece a escolha de parceiros mais confiáveis e eficientes. Dessa forma, a auditoria desempenha um papel fundamental na garantia de uma cadeia logística mais sólida e eficaz.
Maior fidelização dos clientes/embarcadores
Uma transportadora com baixo índice de erros nos processos operacionais e, consequentemente, nas auditorias realizadas pelos embarcadores, tem muito mais chances de conquistar a fidelidade de clientes e embarcadores. Isso ocorre porque a eficiência demonstrada nessas avaliações reflete a confiabilidade e o compromisso da transportadora em oferecer um serviço de qualidade. Como resultado, os clientes tendem a sentir-se mais seguros e satisfeitos ao optarem por essa transportadora, fortalecendo, assim, o relacionamento e a parceria entre as partes envolvidas.
Como Fazer a Auditoria de Frete
O primeiro passo para fazer o processo de auditoria de frete, é verificar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), que é um documento emitido e armazenado digitalmente. Verifique as informações contidas nele e confira cada uma delas com atenção.
Nesse momento, caso alguém encontre alguma divergência, faz-se o contato imediato com a transportadora, pois é necessário respeitar um prazo para cancelar um CTe com erro. Com isso, se o erro estiver na fatura, a burocracia para correções e novas emissões é ainda maior, pois pode envolver outros setores como: controladoria, fiscalização e tributação.
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