Controlar férias, gerenciar admissões de funcionários e calcular horas extras são apenas algumas das atividades que pertencem ao setor de Recursos Humanos. Em meio a tantas tarefas e aliado à necessidade de dispor desse conteúdo em formato digital para atender ao eSocial, a utilização de um software de folha de pagamento é a melhor forma de concentrar tudo isso em um único lugar.
Quando chega aquela época do mês de fechar a folha de pagamento dos colaboradores, muitos profissionais de RH já começam a sofrer com dores de cabeça e a sofrer por antecipação. Porque sim, gerar folha de pagamento já foi um dos processos mais trabalhosos e exaustivos da área. Além do documento não poder atrasar, ele também não pode conter erros.
O que, às vezes, pode ser difícil se contamos apenas com a mão de obra humana. Mas isso tudo ficou pra trás com as inovações que a tecnologia trouxe para a área de Gestão de Pessoas.
Por que usar um sistema de folha de pagamento?
Existe uma série de atividades envolvidas no processamento da folha de pagamento. Para gerar esse documento é preciso, por exemplo, ter o controle de horas trabalhadas de todos os funcionários, administrar os benefícios concedidos a cada um e muitas outras tarefas que fornecem informações essenciais para o cálculo do salário líquido dos colaboradores.
É muito importante que essas informações sejam confiáveis. Ou seja, livre de erros operacionais ou qualquer outro problema que faça com que os cálculos não sejam corretos. O uso da tecnologia é um grande aliado nesse momento, pois oferece todo o suporte necessário ao desenvolvimento dessa atividade.
Vantagens de usar um sistema de folha de pagamento
Precisão dos dados que compõem a folha de pagamento
Como a folha de pagamento é um documento que tem como finalidade o registro de dados trabalhistas e contábeis, não pode apresentar nenhum tipo de erro. Algo bastante comum no preenchimento manual, afinal, deve constar uma série de informações pertinentes como: nome do colaborador, documentos de identificação, função na corporação, pagamento de bônus, salário-família, descontos entre outros. A automação permite que os dados sejam adicionados à folha de pagamento com maior precisão.
Mais agilidade para o processo de emissão da folha de pagamento
Tempo é a palavra-chave do sucesso hoje em dia. Sendo assim, quando se pode contar com um recurso que oferece mais agilidade para resolver uma questão complexa, como a elaboração de uma lista de pagamento, é possível tornar os processos mais produtivos. Além disso, estamos falando sobre uma agilidade com menor probabilidade de erros.
Possibilidade de centralização de dados e cruzamento de informações
Trabalhar com um sistema de folha de pagamento para gerar um documento tão relevante e tão cheio de detalhes, é uma forma de tornar o processo mais simples. Todo mês é necessário gerar uma nova folha de pagamento. E não é nada fácil manter a mão, todos os dados referentes a cada colaborador. A digitalização desse processo, permite inclusive, realizar a integração com outros departamentos da companhia.
Maior controle do departamento financeiro
As organizações precisam fazer balanços de suas receitas mensalmente. E para isso dependem de dados como os que são gerados pela folha de pagamento. Tendo acesso online a essas informações e a certeza de que não haverá erros, fica mais simples aumentar o controle do departamento financeiro.
Dependendo da ferramenta que a sua companhia estiver usando, é possível até mesmo fazer os cálculos automaticamente, reduzindo erros que podem acarretar em dificuldades junto ao Fisco. Tenha certeza que ao final do ano, a sua empresa terá uma ideia ainda mais palpável de como é vantajoso contar com um sistema de folha de pagamento para elaborar esse tipo de documento. O cálculo do 13° salário agradece. 🙂
Histórico dos colaboradores
Usar um sistema de folha de pagamento torna mais fácil a gestão dos colaboradores feita pelo RH. Assim o gestor do departamento tem acesso a dados relativos a férias, horas extras em aberto, licenças tiradas, afastamentos, ajustes salariais entre outros tópicos que podem ser decisivos para evitar problemas. Tem casos em que funcionários acumulam férias vencidas por pequenos descuidos do gestor de RH.
Facilidade para gerar relatórios
Contar com um sistema de folha de pagamento permite ainda ter acesso a uma grande variedade de dados, permitindo inclusive, elaborar relatórios mais completos em relação impostos que foram pagos, lançamentos anuais, ganhos per capita entre outras questões.
Imagine que a sua empresa precisa saber quais são os valores de gastos mensais com vale-refeição e vale-transporte. Esse sistema torna possível destacar esses dados e gerar relatórios com precisão. Não precisa ter uma pilha sem fim de papéis para responder essa questão.
Correção de erros
Já aconteceu de ter algum erro na folha de pagamento e ser necessário emitir uma nova? Se ainda não, saiba que em algum momento acontecerá. E se a sua organização contar com um sistema de folha de pagamento, terá mais facilidade para fazer isso. Em caso de ser preciso fazer um recálculo, ou mesmo resolver questões pertinentes a uma demissão, basta acessar o sistema. É possível armazenar informações de muitos anos.
Possibilidade de auditorias internas e externas com mais facilidade
Companhias de grande porte obrigatoriamente devem passar por auditorias internas e externas, que têm como objetivo fazer uma análise dos demonstrativos contábeis. No caso de auditorias externas, é investigado se há correspondência entre o patrimônio da empresa e o que ela alega possuir.
Gerencie de forma eficaz e reduza custos com o Sistema de Folha de Pagamento
Como te mostramos nesse artigo, um sistema de folha de pagamento pode trazer muito mais agilidade e produtividade para o seu departamento de RH. Isso permite que sua equipe possa focar ainda mais na estratégia do seu negócio!
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