Expansões, projetos, otimizações… Qualquer movimentação exige compras. Se antes a gestão de compras era encarada como dispensável pelas organizações, hoje ela é entendida como uma ferramenta estratégica que promove, entre outras coisas, o uso inteligente do capital e a gestão de custos das empresas.
É através da gestão de cotações de fornecedores, solicitações, inspeções de qualidade, recebimento de mercadorias e SLAs de atendimento que o compras garante que o processo seja o mais eficiente e com o melhor custo-benefício possível.
Neste post, te contamos como a boa gestão das compras da sua empresa pode influenciar diretamente na diminuição de retrabalhos e na garantia da produtividade do setor. Vamos lá!
A importância da área de gestão de compras
Controlar o setor de compras é garantir que as aquisições de produtos e/ou a prestação de serviços sejam realizadas corretamente, de forma eficiente e com controle de todos os processos.
Além disso, com uma boa gestão de compras, é possível acompanhar todas as entradas e saídas de estoque, reduzindo custos e otimizando a execução das atividades operacionais, o que evita atrasos nas entregas. Ademais, o setor de compras também garante que os serviços sejam sempre contratados visando os melhores fornecedores e custos do mercado.
Hoje em dia, com a utilização de softwares de gestão de compras online, todo o processo facilita o controle dos gastos com mercadorias, organizando toda a rotina administrativa com compras, materiais e fornecedores. Por conseguinte, essa abordagem permite que a empresa tenha maior controle sobre suas despesas e garanta uma gestão mais eficiente e transparente dos recursos.
Leia também: Gestão de compras: entenda como funciona e quais as vantagens
Como aumentar a eficiência da gestão de compras?
Como mencionamos anteriormente, com uma gestão de compras bem feita é possível melhorar significativamente o desempenho da empresa além de garantir o melhor uso do dinheiro possível. Para colocar em prática uma gestão de compras eficiente, o setor pode seguir alguns processos básicos que contribuem muito. Vamos lá:
Invista num controle de entradas e saídas
A primeira regra básica no processo de gestão de compras é realizar um bom planejamento e controle de todas as entradas e saídas de mercadorias. Esse passo é necessário para que seja possível visualizar o que está sendo feito pela equipe e quais as mudanças necessárias para corrigir erros, falhas e outras inconformidades.
Conhecendo quais mercadorias têm maior demanda ou quais não carecem de tanta atenção, o gestor pode garantir que ele esteja atento às finanças do seu negócio. Além disso, ele poderá adquirir produtos com previsão de vendas, tomando decisões mais acertadas, otimizando o estoque e assegurando a saúde financeira da empresa. Dessa forma, a empresa pode tomar decisões mais acertadas, otimizar o estoque e assegurar sua saúde financeira.
Tenha um bom relacionamento com os fornecedores
Um relacionamento confiável entre empresa e fornecedores é fundamental para ocorrer boas negociações e, consequentemente, preços melhores ou formas de pagamentos mais vantajosas.
A dica aqui é que, na hora de negociar, a empresa tenha bons contatos de fornecedores, ou seja, possa ter opções confiáveis para fazer uma gestão eficiente de seus parceiros negócios.
Faça a pesquisa dos orçamentos
Promover uma boa cotação nem sempre é fácil e, geralmente, requer muita negociação e pesquisa pelos melhores preços e condições. No entanto, esse é um procedimento fundamental para que a empresa consiga reduzir custos.
Vale lembrar que, no processo de cotação, o preço não deve ser o único critério. Tentar economizar na compra sem levar em conta a qualidade do produto ou da entrega pode acabar custando mais à empresa. Falta de material causada por atrasos na entrega, por exemplo, pode gerar grandes prejuízos e paralisações na linha de produção.
Alcance os melhores resultados com a gestão de compras
Investir em uma gestão de compras estratégica, por sua vez, aliada à tecnologia, permite que as empresas alcancem um patamar mais elevado em relação aos concorrentes. Dessa forma, é possível possibilitar o alcance de metas cada vez mais altas, impulsionando o crescimento e a competitividade do negócio.
O que considerar ao escolher um sistema de gestão de compras?
O uso de sistemas de gestão e automação auxilia na redução de custos, pois apontam, em tempo real, quais itens estão com giro baixo. Manter esses produtos em estoque aumenta o custo, em função do espaço ocupado e da iminência de perda por causa do esgotamento do prazo de validade.
Uma solução integrada garante controle sobre o estoque, os pagamentos e toda a retaguarda. O melhor de tudo é que esses softwares podem ser projetados de acordo com a realidade do seu negócio.
Na hora de escolher, faça uma boa pesquisa de mercado e escolha um sistema que já seja robusto e bem conhecido. Quando fizer os orçamentos, não foque apenas no financeiro, mas sim no que você acredita que não irá te gerar problemas na hora do atendimento ou quando precisar de algum suporte. Por fim, opte por um sistema que esteja em compliance com as normas fiscais para evitar dores de cabeça futuras.
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