Já parou para pensar como a vida melhorou depois de pequenas mudanças que, hoje, a gente já não se imagina mais sem? Por exemplo: você lembra como era a sua vida antes de existir o PIX? Pois é, fazer transferência pagando taxas, esperar o valor cair na conta e ainda correr riscos fornecendo dados importantes.
O mesmo acontece com os documentos. Depois de tanta evolução e transformação digital, a forma como lidamos com documentos e arquivos importantes também mudou com a Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida pela sigla GED.
O que é GED – Gestão eletrônica de documentos?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é definido por um conjunto de tecnologias que facilitam o controle, bem como o armazenamento, compartilhamento e recuperação de dados existentes em uma determinada instituição, seja ela privada ou pública. O sistema permite que os usuários acessem documentos de maneira ágil e segura, normalmente via web, fazendo com que a entrada possa ser feita de qualquer lugar.
A gestão documental é uma área da administração ligada aos princípios de economia e eficácia na produção e uso de documentos. Ou seja, a informação precisa estar disponível no lugar certo, na hora certa e ao menor custo possível.
Quais as vantagens do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
A partir do momento em que um órgão público opta por um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, isso desencadeia uma série de processos que beneficiam a gestão pública de diferentes maneiras. Confira a seguir mais sobre eles.
Organização de documentos
O sistema gerencial de documentos conta com funcionalidades que auxiliam na organização de todos os dados de maneira simples e eficaz para todos os profissionais envolvidos na instituição.
Dessa forma ,é possível, graças à categorização que é feita dos documentos, levando em conta aspectos como datas, setor, tipo, entre outros.
De maneira geral, há uma redução na perda de arquivos, bem como um acesso mais ágil a documentos específicos. A ideia é conferir fluidez às etapas dos processos e facilitar o acesso posterior a dados por quem quer que precise deles e esteja autorizado.
Controle de permissionamento de acesso
O software permite controlar acessos em pastas que são criadas para inserir os documentos, bem como permissionamento de usuários e setores. Dessa forma, é possível garantir que as informações estarão acessíveis somente a quem de fato tem autorização de acesso.
Ganho de produtividade
A produtividade também aumenta a partir do momento em que não é mais necessário ficar procurando um arquivo importante. Assim, tenha em mente que, ao gerenciar todos os documentos de forma eletrônica, eles estarão organizados e ao alcance de um clique. Dessa forma, é possível, ainda, converter imagens em texto, o que facilita a busca no conteúdo do documento utilizando até mesmo palavras-chave.
Melhor uso do espaço
Com a gestão eletrônica você poderá esquecer aquele arquivo empoeirado, cheio de pastas com pilhas de documentos amontoadas na sala que poderia ser utilizada para outros fins. Organizar seus documentos no meio virtual é muito mais fácil e você pode utilizar um sistema de pastas e sub arquivos. Mais prático, impossível!
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