Por mais que muita gente não saiba, o eSocial surgiu com o propósito de facilitar a vida das empresas. O grande objetivo do eSocial é diminuir as burocracias e melhorar a fiscalização das obrigações trabalhistas.
Ele foi elaborado em 2014 pelo Decreto Nº 8.373, servindo como um instrumento para a unificação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Assim, seu objetivo é padronizar a transmissão dessas informações em âmbito nacional.
No começo pode parecer difícil compreender esse conceito, mas com o tempo os gestores se acostumam. Houve um período de adaptação para as empresas, permitindo que pudessem ingressar aos poucos no sistema. Entretanto, agora é importante dominar a ferramenta, para entregar aos órgãos fiscalizadores todas as informações exigidas garantindo segurança jurídica para a empresa.
Será que o seu negócio está preparado para o eSocial? Reunimos tudo o que você precisa saber para entender o eSocial e compreender como ele funciona na prática.
O que é eSocial?
O eSocial é um projeto do Governo Federal criado para receber informações trabalhistas, fiscais e tributárias dos trabalhadores brasileiros. A responsabilidade do envio dos dados, no prazo determinado, passa a ser do empregador. Assim, profissionais de Gestão de Pessoas e Recursos Humanos precisam entender como funciona o sistema.
O objetivo desta iniciativa é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Dessa forma, não é necessário que as empresas façam múltiplos envios de dados ao INSS, fisco ou Secretaria do Trabalho.
Quais obrigações fazem parte do eSocial?
No total, são 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas contempladas na plataforma do eSocial.
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE – Livro de Registro de Empregados;
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD – Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
Quais os benefícios do eSocial na prática?
O sistema unificado vai garantir os direitos previdenciário e trabalhista dos empregados. Além de simplificar e eliminar a duplicidade de informações prestadas aos órgãos públicos.
Benefícios para as empresas
Nas empresas, o principal benefício do eSocial é a simplificação do processo. O eSocial gera ganho de produtividade, centraliza as informações e diminui erros em cálculos, pois todas as informações se concentram em apenas uma guia.
Além disso, a plataforma garante segurança jurídica, principalmente com a substituição de diversas obrigações por apenas uma operação que é padronizada. Com a medida de implantação do eSocial fica mais fácil a disponibilização das informações aos órgãos envolvidos.
Benefícios para os colaboradores
O eSocial garante maior transparência nas informações trabalhistas e previdenciária, assim como nos contratos de trabalho. Assim, não há risco de perder informações com o passar do tempo. No eSocial, são registradas todas as informações como pagamentos, funções desempenhadas, tipos de riscos, afastamentos, entre outros.
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O que são os eventos do eSocial?
O evento é qualquer fato jurídico ou trabalhista que acontece com o colaborador da empresa. Os dados são enviados por meio de arquivos no formato XML, o setor de RH é o responsável por cerca de 80% do processo de preenchimento das informações.
Os eventos transmitidos ao eSocial são divididos em três grupos principais, chamados de: eventos iniciais, eventos periódicos e eventos não periódicos. Assim, com um total de mais 40 tipos de eventos, com regras e prazos de envios diferentes.
Eventos iniciais
São as informações gerais da empresa, como estrutura administrativa e classificação fiscal. São enviados ao eSocial uma única vez, no momento do cadastro.
Eventos periódicos
São as informações de envios recorrentes, como a folha de pagamento dos colaboradores da empresa. Esses eventos devem ser transmitidos ao eSocial até o dia sete do mês seguinte.
Eventos não periódicos
Variam de acordo com o tipo de declaração e não tem uma data pré-definida. Esses eventos estão relacionados aos direitos e deveres fiscais, trabalhistas e previdenciários.
É importante lembrar que alguns eventos dependem de outros já declarados. Por isso é importante ficar atento a ordem de envio das tabelas.
Como ficam as obrigações do RH?
Os profissionais de RH vivem um momento de transformação da sua área. Essas mudanças têm origem nas inovações tecnológicas, novos processos de gestão, novidades do mercado e alterações desenvolvidas pelo governo. Aliás, o eSocial é mais uma das mudanças que está transformando os procedimentos e até mesmo a cultura das empresas.
Essa ferramenta tornou mais ágil a gestão de pessoas. Antes os profissionais de RH precisavam enviar documentos para vários órgãos, o que tornava as atividades muito mais burocráticas. Por isso, foi algo benéfico para os gestores, que agora conseguem fazer essas atividades de modo mais veloz.
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