Documentos fiscais são algumas das obrigações acessórias mais importantes para as mais diversas operações, pois ele prova as transações de vendas, compras, circulação de serviços e mercadorias, tanto entre pessoas jurídicas como pessoas físicas. Importante citar que, conforme o Ministério da Fazenda, todas as instituições que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir tais documentos, mesmo que a operação seja isenta dos impostos.
Qual a importância desses documentos?
Documento fiscal é um documento que comprova as operações de venda de bens ou prestação de serviços entre empresas, órgãos públicos, ou até mesmo pessoas físicas. Além da circulação de mercadorias e serviços, esse documento é obrigatório para comprovar o recolhimento de impostos e tributos sobre faturamento. Assim, estes documentos servem como instrumento de comprovação para o Fisco, cumprindo o compliance fiscal.
Quais são os principais tipos?
Entre os principais tipos de documento fiscal estão: Nota fiscal eletrônica (NF-e), Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e), Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e), Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT), Cupom Fiscal e Carta de correção eletrônica (CC-e).
Como armazená-los?
Os documentos devem ser armazenados no formato digital em um banco de dados. Lembrando que grande parte desses documentos possui emissão digital eletrônica e deve possuir um certificado digital. Estar em compliance não precisa ser um processo moroso e desgastante para a sua empresa. Investir em tecnologias que facilitem os processos tributários garantem mais controle do pagamento de tributos e impostos. Dessa forma se tem maior produtividade da sua equipe, redução de erros, automação de tarefas como, emissão, compartilhamento e armazenamento. E claro, melhor gestão de documentos, otimização de processos e mais agilidade na busca por arquivos. Por isso, armazenar os documentos fiscais de maneira adequada é importantíssimo para que a sua empresa comprove ao Fisco que está em Compliance com a legislação.
Nota fiscal eletrônica (NF-e): um dos principais documentos fiscais
Um dos documentos fiscais eletrônicos mais conhecidos é a NF-e. Ela é usada para as negociações de produtos e deve ser encaminhada para a Sefaz do estado em que a empresa está registrada. Ela possui um padrão único e atende todos os ramos de atividades. É gerada e armazenada em formato digital. O XML veio para substituir os modelos físicos de nota fiscal 1, 1-A e 4. Incluindo, por exemplo, a nota fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
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