Nos últimos anos, a transformação digital tem revolucionado diversas áreas corporativas, desde a gestão de pessoas até a entrega de documentos importantes. Um dos exemplos mais notáveis dessa modernização é o holerite digital, que substitui o tradicional contracheque em papel por uma versão digital, acessível via dispositivos móveis ou desktop. Esse avanço tecnológico oferece uma série de benefícios tanto para as empresas quanto para os colaboradores.
O que é o holerite digital?
O holerite digital é uma versão eletrônica do contracheque, disponibilizado em plataformas online ou aplicativos. Além disso, essa tecnologia permite que os colaboradores acessem suas informações salariais de forma rápida e segura, a qualquer hora e lugar, enquanto elimina a necessidade de documentos físicos e, consequentemente, otimiza os processos de gestão de RH.
A gestão tradicional de documentos envolve riscos como erros humanos, perda de dados, deterioração física e dificuldade de acesso rápido às informações.
Benefícios do holerite digital
Sustentabilidade e Redução de Custos
Com a eliminação do papel, o holerite digital não apenas contribui diretamente para a sustentabilidade ambiental, mas também a digitalização dos processos reduz os impactos ambientais gerados pela produção de papel, tinta e transporte de documentos impressos.
Além disso, as empresas economizam com a impressão, logística e armazenamento de documentos físicos.
Autonomia para o Colaborador e Redução de Solicitações ao RH
Com a possibilidade de acesso a qualquer momento, assim que o holerite digital é disponibilizado, os colaboradores não precisam mais esperar pela entrega física do documento ou fazer solicitações ao departamento de Recursos Humanos. Isso reduz consideravelmente o volume de solicitações ao RH, como pedidos de segunda via de holerites ou consultas sobre dados salariais antigos.
Como resultado, o RH ganha mais tempo para se concentrar em atividades estratégicas, enquanto os colaboradores têm maior controle e agilidade no acesso às suas informações pessoais.
Informe de rendimentos
O sistema não só disponibiliza o holerite, mas também o informe de rendimentos anual de forma digital, permitindo que os colaboradores acessem esse documento de maneira rápida e prática, especialmente durante os períodos de declaração do imposto de renda.
Segurança das Informações
A segurança de dados é uma das maiores preocupações das empresas. Nesse sentido, o holerite digital oferece camadas de segurança adicionais em comparação com os contracheques físicos, que podem ser perdidos, extraviados ou acessados por pessoas não autorizadas. Também, com o holerite digital, as informações são criptografadas e protegidas por sistemas de autenticação.
Automatização e Agilidade nos Processos
Com a digitalização dos holerites, as empresas podem automatizar processos que, anteriormente, demandavam muito tempo e recursos. A emissão e distribuição de contracheques digitais são feitas de forma rápida, sem a necessidade de intervenções manuais.
Conformidade Legal
O holerite digital também oferece conformidade com a legislação trabalhista. No Brasil, por exemplo, o holerite digital é aceito pela legislação vigente, desde que siga os padrões de segurança e autenticidade exigidos.
O que a CLT diz sobre o holerite digital?
Atualmente, não existem artigos na CLT que tratem diretamente sobre o holerite digital, nem há leis específicas que regulamentem esse formato. No entanto, alguns dispositivos da CLT podem fornecer orientações sobre a viabilidade da adoção desse sistema. Um exemplo é o artigo 464, que afirma o seguinte:
“Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.” (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
O comprovante de depósito bancário já serve como prova de pagamento, o que elimina, em alguns casos, a necessidade de uma assinatura física. Dessa forma, isso sugere que o holerite digital, acompanhado do comprovante de pagamento, também pode atender aos requisitos legais para documentar o acerto entre empregador e empregado.
Apesar de não haver essa regulamentação específica, o holerite digital é amplamente aceito no Brasil. Ainda assim, é fundamental que você consulte o departamento jurídico da sua empresa para garantir conformidade com a legislação trabalhista e com as convenções coletivas aplicáveis ao setor da sua empresa, que podem trazer diretrizes adicionais sobre essa prática.
Diferenças entre o holerite impresso e digital
| Aspecto | Holerite impresso | Holerite Digital |
| Formato | Papel físico | Arquivo eletrônico (PDF, aplicativo, etc.) |
| Acesso | Entregue fisicamente ao colaborador | Acessível online, a qualquer momento |
| Custos | Custos com papel, impressão, logística | Redução de custos com impressão e distribuição |
| Sustentabilidade | Consumo de papel e outros recursos físicos | Ecológico, sem uso de papel |
| Segurança | Risco de perda, extravio ou acesso indevido | Protegido por criptografia e autenticação |
| Distribuição | Manual e presencial | Automática e imediata via sistemas digitais |
| Armazenamento | Físico, requer espaço para arquivamento | Armazenado na nuvem, sem ocupar espaço físico |
| Conformidade Legal | Deve ser arquivado fisicamente | Totalmente aceito por legislação trabalhista |
| Integração com sistemas de RH | Não integra com outros sistemas | Integra-se facilmente com sistemas de gestão |
| Atualização de Dados | Requer reimpressão em caso de erro | Atualização rápida e sem custos adicionais |
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