A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD também impacta a sua empresa no que diz respeito ao relacionamento dos colaboradores. Mais do que adequar processos para proteger informações do seu cliente, a LGPD também traz um olhar apurado para a gestão de dados sensíveis de todos os seus stakeholders. E isso inclui os profissionais que fazem parte do seu negócio. Não ter uma boa gestão dos dados pode causar sérios impactos, incluindo multas e penalidades legais e má visibilidade no mercado.
Além disso, seu colaborador precisa estar ciente das novas regras trazidas pela LGPD e como a rotina de toda a empresa precisa ser verificada. Confira aqui os impactos da LGPD na gestão dos colaboradores e como se adaptar às regras!
O que muda com a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados tem como principal premissa proteger os dados sensíveis relacionados às pessoas. O objetivo é dar segurança no tratamento dos dados pessoais, garantindo armazenagem segura das informações e o direito ao cidadão de saber como suas informações são usadas. A LGPD se aplica a toda pessoa física e jurídica.
Basicamente, a LGPD tem a função de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. Ela atua dentro do viés da proteção dos dados sensíveis, que são todos aqueles que possam identificar um indivíduo.
Isso significa que, na área da gestão de pessoas, ela tem grande impacto. Isso porque todos os dados relacionados ao colaborador precisam agora ser tratados sob a regra da nova lei. Cabe à empresa proteger as informações sensíveis –como CPF ou RG, número de telefone ou endereço, por exemplo – e garantir a segurança e boa gestão destas informações.
Se antes estes dados poderiam ser compartilhados mais facilmente, mesmo sem o conhecimento do colaborador, agora devem ser armazenados com segurança. Seja no meio analógico ou digital, não podem sofrer qualquer tipo de violação.
Como a LGPD impacta na gestão dos colaboradores?
Especialmente no meio digital, é importante que as empresas de adequem à LGPD para evitar multas e outras penalidades previstas na lei. E na gestão dos colaboradores, a mudança não é apenas de adequação de processos, mas também da cultura da empresa. Desse modo, é importante atuar em algumas ações, visando a adequação e a segurança na armazenagem de dados dos colaboradores:
Consentimento dos colaboradores
O uso das informações sensíveis de candidatos ou profissionais só deve ocorrer mediante autorização dos mesmos. Por isso, é muito importante definir e disponibilizar termos de consentimento de uso dos dados, bem como ter transparência em relação ao tipo de uso que será feito destas informações. Por exemplo: ao cadastrar seu currículo na base de dados da empresa, o candidato deve ser informado sobre quais dados ficarão disponíveis e para qual finalidade serão utilizados. Além disso, softwares de recrutamento e gestão de pessoas devem trazer informações sobre quais dados precisarão ser acessados e solicitar a autorização do usuário.
Na rotina da empresa, é importante estabelecer formulários de aprovação do uso de dados e também dar ao colaborador a opção de não disponibilizar determinadas informações. O profissional também pode solicitar alteração de alguma informação ou exclusão de seu dado da base da empresa, desde que isso não afete determinadas ações cruciais para o próprio trabalho dele.
Soluções de gestão seguras
O vazamento de dados sensíveis é um dos grandes problemas relacionados à LGPD. Isso porque atualmente, com a transformação digital, o tratamento e gestão das informações ocorre em ambientes digitais, na nuvem ou em servidores próprios. Uma importante ação para adequação e garantia de cumprimento da LGPD é utilizar softwares seguros para a gestão de dados dos colaboradores. Além disso, soluções integradas que dão ao profissional autonomia para registro, atualização e exclusão de informações são cruciais neste momento. Cabe ao RH informar seus colaboradores sobre as mudanças e investir em tecnologia para uma gestão mais segura, em ambientes digitais controlados e adequados à LGPD.
Ajuste na cultura e treinamento de equipe
É essencial garantir a disseminação de boas práticas de armazenamento e gestão de dados, além de preservação da segurança das informações. Por isso, invista em treinamento dos colaboradores, que podem implicar até mesmo em mudanças positivas na cultura da empresa. Disseminação de boas práticas de acesso ao sistema da empresa, como evitar ataques aos softwares via spam, importância de se atualizar senhas e preservar ambientes seguros de acesso às soluções da empresa são exemplos de informações que precisam ser disseminadas.
Proximidade entre RH e TI
Por fim, lembre-se de que a transformação digital impôs um novo modelo de gestão. Não é diferente no RH, que tem sido muito mais eficiente e proativo com o uso de soluções de gestão de pessoas e aplicação de conceitos como o People Analytics. Para manter o uso de ferramentas digitais sem comprometer a segurança de dados, RH e TI devem trabalhar em conjunto.
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