No mundo dos negócios, a excelência é um objetivo constante. Por outro lado, as não conformidades, ou desvios dos padrões, apesar de serem obstáculos, oferecem oportunidades para melhorias contínuas. Assim, a gestão eficaz dessas não conformidades é essencial para qualquer sistema de qualidade, permitindo que as empresas otimizem processos e, além disso, evitem a repetição de erros. Do mesmo modo, o processo de gestão inclui detecção, análise, correção e prevenção de não conformidades, frequentemente seguindo o ciclo PDCA. Este artigo discute a importância de gerenciar não conformidades e oferece um guia para transformá-las em vantagens competitivas, promovendo a excelência operacional.
O que são as Não Conformidades?
Não conformidades representam falhas ou desvios dos padrões, procedimentos e requisitos estabelecidos que uma organização se compromete a seguir, tanto em seus processos, produtos ou serviços. Este termo engloba o não cumprimento de expectativas previstas, podendo manifestar-se em diversas formas, como entregas atrasadas, peças fora de padrão, erros humanos, falhas de equipamento, problemas de comunicação ou lacunas no treinamento. Tais desvios são indicativos de que algo não está operando conforme o planejado, resultando em possíveis defeitos de qualidade, atrasos na produção e insatisfação do cliente.
A relevância das não conformidades ultrapassa as fronteiras operacionais, seguindo normas e regras estabelecidas por entidades como a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), sobretudo em padrões internacionais como:
- ISO 9001: Focada na gestão da qualidade de produtos e serviços;
- ISO 14001: Voltada para a gestão ambiental;
- ISO 45001: Que aborda a saúde e segurança do trabalho.
A Importância da Gestão de Não Conformidades
A gestão das não conformidades é fundamental para o sucesso e sustentabilidade de empresas de todos os portes e segmentos. Essa prática não só otimiza a produtividade e eficácia na execução de tarefas, mas também é essencial para identificar e corrigir desvios nos processos, contribuindo significativamente para a satisfação do cliente e conformidade com normas e regulamentos.
Ignorar a gestão de não conformidades pode levar a repetição de erros, aumentando custos com retrabalhos, desperdícios e reclamações. Por outro lado, ao investir em uma estrutura interna que priorize o controle e a análise das deficiências, as organizações podem assegurar uma base sólida para a melhoria contínua e manutenção de um sistema de gestão da qualidade robusto.
Além disso, garantir a sustentabilidade no longo prazo, a gestão efetiva das não conformidades permite a criação de bancos de dados valiosos. Dessa forma, essas informações, quando compartilhadas com líderes e gestores, facilitam a tomada de decisões mais assertivas, otimizando resultados e promovendo um ciclo de melhorias contínuas.
Como Identificar uma Não Conformidade
Identificar não conformidades em uma empresa é essencial para evitar problemas e falhas. Assim, uma forma eficaz de fazer isso é analisar as operações da organização que podem ser fontes de erros e, além disso, realizar auditorias internas de maneira regular. Dessa forma, isso ajuda a planejar e executar uma análise sistemática.
É importante que a empresa use evidências claras para confirmar a existência ou não de uma não conformidade. Isso envolve entender o que ocorreu, além de onde e quando o problema aconteceu, para que as informações sejam corretamente registradas e tratadas.
Um erro comum é pensar que basta eliminar a não conformidade identificada. No entanto, apenas remover o problema não impede que ele aconteça novamente. É importante monitorar os processos internos e focar na melhoria contínua.
Exemplos de Não Conformidades
As não conformidades podem surgir em qualquer empresa, independentemente do setor ou do momento. Além disso, existem diferentes tipos que ajudam a identificar esses problemas e ,assim, sugerem as melhores soluções para corrigi-los.
- Causa Externa ou Interna: Isso quer dizer de onde vem o problema. Pode ser algo de fora da empresa, como não seguir uma regra importante, ou algo de dentro, como um erro nos produtos que a empresa recebe de seus fornecedores.
- Identificação Externa ou Interna: O problema pode ser notado pelos próprios funcionários da empresa ou por pessoas de fora, como clientes que reclamam de algo.
- Maior ou Menor (Intensidade): Aqui, avaliamos o quão sério é o problema. Pode ser algo muito grave, que afeta a segurança das pessoas, ou um erro menor, fácil de resolver.
- Real e Potencial: Uma não conformidade real é um problema que já aconteceu e precisa ser arrumado. Uma potencial é um problema que ainda não aconteceu, mas que foi notado a tempo de evitar que aconteça, como um equipamento começando a falhar.
- Requisito: Os problemas também podem ser classificados pelo tipo de regra ou expectativa que não foi cumprida, seja uma norma oficial, uma exigência de um produto ou a expectativa de um cliente.
Etapas Essenciais na Gestão de Não Conformidades
Identificar uma não conformidade em uma organização é um sinal de que há necessidade de melhorias em alguma etapa do processo. Por isso, é fundamental promover uma cultura onde colaboradores se sintam à vontade para apontar não conformidades, as quais, por outro lado, podem ser vistas como oportunidades de aprimoramento.
O tratamento de uma não conformidade envolve algumas etapas:
- Identificação: O reconhecimento de uma não conformidade é o primeiro passo e pode ser realizado observando as consequências e problemas resultantes.
- Ação Imediata: Definir e aplicar medidas para minimizar ou eliminar os efeitos da não conformidade de forma rápida, como substituir um produto defeituoso.
- Descrição: Usar um formulário padrão de Relatório de Não Conformidade (RNC) ajuda a garantir que todas as informações importantes sejam registradas e analisadas, incluindo tipo, origem, reincidência, abrangência, setor/departamento afetado, ações imediatas tomadas, responsável pelo tratamento e datas relevantes.
- Determinação da Causa Raiz: Investigar a fundo para encontrar as causas principais do problema, podendo usar ferramentas como os 5 porquês e o PDCA1.
- Plano de Ação: Após entender a causa, deve-se planejar e executar ações corretivas para solucionar a não conformidade e evitar sua recorrência, com o auxílio de ferramentas como o 5W2H.
- Acompanhamento: Monitorar as ações implementadas para assegurar que estejam sendo realizadas conforme o planejado.
Benefícios do Gerenciamento de Rotinas
A solução de Gestão de Rotinas é ideal para empresas que buscam padronizar procedimentos e garantir a execução correta das tarefas. Além disso, com um aplicativo móvel intuitivo e recursos avançados, orienta os operadores durante as rotinas e fornece informações e evidências em tempo real.
Dessa forma, veja as principais vantagens de utilizar o Gestão de Rotinas:
Aumento da eficiência
Procedimentos claros e padronizados através de checklists e com roteiro definido.
Redução de custos
Substitua as planilhas, manuais impressos e bastões de ronda por uma solução única reduzindo o tempo de capacitação e de operação.
Prevenção de perdas
Atua de forma preventiva, evitando burlas, falhas, paralisações, incidentes e acidentes.
Gestão de riscos
Antecipe, reduza e previna riscos. Utilize as informações coletadas para compliance, normativas, ISOs e manutenção do PDCA da gestão de riscos.
Agilidade para tomada de decisão
Informação em tempo real para gestores, com dashboards e relatórios analíticos.
Credibilidade
Traga evidências como imagem, áudio ou vídeo, amparados pela geolocalização.
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- PDCA: O PDCA, também chamado de ciclo de Deming, consiste em quatro etapas claramente identificadas por cada letra da sua sigla: Planejamento, Execução, Monitoramento e Ações Corretivas. Antes de tudo, é importante entender que se trata de um ciclo. Por isso, devemos planejar e implementar constantemente todas as atividades do processo, sem estabelecer um fim determinado.
E o ciclo respeita a ordem proposta pela sigla. Ou seja, tudo começa com o P, o Planejamento, momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as. Em seguida, avançamos para a prática, o D, no qual precisamos executar o que planejamos. Precisamos então verificar ou checar (C) o que executamos; é a hora de avaliar as ações. A avaliação resultante levará a uma ação ou ajuste (A), visando corrigir problemas e discrepâncias encontradas. ↩︎
