Você sabia que deixar papéis de lado e se livrar da papelada também pode ser uma forma de aplicar a Transformação Digital no seu negócio? Trazer o conceito do Paperless (na tradução, sem papel), para as empresas é uma dessas inovações.
Paperless é um modelo de gestão onde os papéis são substituídos por tecnologia com o objetivo de otimizar e repensar os processos do negócio, envolvendo colaboradores e incentivando a adoção de uma cultura realmente digital e mais sustentável.
O que é Paperless?
Apesar de recente, o conceito surgiu na década de 1970, junto com a popularização dos computadores, que inspiraram as primeiras visões de um escritório 100% digital. Na época, ainda era muito difícil imaginar uma empresa sem papel, mas hoje é perfeitamente possível e preferível substituir os documentos impressos por arquivos digitais.
Enquanto empresas tradicionais utilizam inúmeras folhas de papel sulfite, blocos de anotações, post-its, envelopes, pastas, fichas e o famoso arquivo físico, empresas paperless dependem apenas de uma rede de computadores e uma conexão à internet para organizar todas as suas informações.
Dessa forma, a empresa paperless acaba com a papelada e investe em uma infraestrutura de TI (Tecnologia da Informação) para tornar sua gestão mais ágil, eficiente e sustentável.
As vantagens de adotar a gestão paperless
Apesar de muita gente focar na sustentabilidade – o que já é muito importante e um papel essencial de qualquer negócio, o paperless também traz muitas vantagens em relação à produtividade e principalmente gestão e performance no geral:
Performance e rotinas mais ágeis
Uma das principais vantagens de adotar o conceito paperless é o aumento da performance em todas as áreas da organização. Enquanto os papéis ocupam espaço, tomam tempo e nem sempre estão acessíveis quando se precisa deles, os arquivos digitais são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente pelos colaboradores.
Além disso, os softwares automatizam várias tarefas do dia a dia, poupando tempo das equipes e tornando as rotinas mais ágeis. Dessa forma, a produtividade aumenta e a empresa tem resultados melhores, graças à agilidade da tecnologia.
Redução de custos
Os gastos com papéis, suprimentos para impressão e manutenção de impressoras são automaticamente eliminados no escritório sem papel. Além disso, o modelo paperless gera economia com armazenamento, já que não é mais preciso ter um arquivo enorme com todos os documentos da empresa impressos. Especialmente os documentos fiscais, que precisam ser guardados por cinco anos.
Segurança dos dados
Os documentos em papel são vulneráveis à ação do tempo, ao risco de perda e danos, e também a eventos como incêndios, inundações, assaltos. Já os arquivos digitais podem ser armazenados e criptografados na nuvem, e os backups são feitos constantemente para garantir a segurança dos documentos.
Sustentabilidade
Essa é meio óbvia mas é importantíssimo destacar. Hoje a gente vive em um processo de correr contra o tempo para desfazer todo o dano que já causamos à natureza e aos ecossistemas. Seguindo a ideia de que de pouco em pouco mudamos o mundo, a cada folha que não usamos, também estamos fazendo bem para o meio ambiente e ajudando a natureza a se reconstruir e regenerar.
Como ser paperless?
Como você pode perceber, a migração para o paperless não depende apenas da eliminação do papel e implementação de tecnologias, mas também de uma mudança cultural dentro da empresa. Separamos alguns itens que podem te ajudar nessa mudança cultural:
- Ter uma infraestrutura de TI adequada ao porte da empresa, com servidores próprios, uma rede corporativa eficiente e uma equipe dedicada (ou terceirizar o TI para reduzir custos)
- Utilizar softwares e ferramentas compatíveis com a atividade da empresa e que possuam todos os recursos necessários à gestão e armazenamento de arquivos
- Oferecer treinamento aos colaboradores para garantir o domínio das tecnologias utilizadas
- Promover uma cultura alinhada à transformação digital e estruturar processos com base na tecnologia
- Utilizar soluções em nuvem (cloud computing) para aumentar a segurança e reduzir custos.
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